Paramétrer l'outil de CRM

Comprendre

Maintenant que vous avez compris ce qu'était le CRM et comment il était sur all-in-web, il vous faut le paramétrer pour qu'il s'adapte parfaitement à vos besoins : 

• choisir les types d'actions,
• ajouter les statuts correspondants
• ajouter des champs supplémentaires
• gérer la notification par e-mail...

Tous ces paramétrages se font dans l'onglet options du menu CRM / Actions.



 

Paramétrer les types d'actions

Il s'agit là de rentrer les types d'actions que vous souhaitez enregistrer. 
Attention, en fonction des modules, il existe des actions automatiques : pour la trésorerie, les paiements et pour la boutique, la gestion des commandes.

Voici quelques exemples de types d'actions que vous pouvez entrer : 

• Pour une association : 
  Newsletter, bulletin d'information, réunion du bureau, assemblée générale...
• Pour une entreprise : 
  Rendez-vous, proposition, contrat, devis, production, relance impayé...
• Pour une boutique : 
  demande d'information, newsletter...

A chaque statut, vous pouvez attribuer une couleur. Ainsi, si vous enregistrez beaucoup d'actions, vous pourrez mieux visualiser. Par exemple, en attribuant une couleur aux actions de prospection et une autre aux actions des clients...

Entrer les statuts 

Une fois que vous avez définit les différents types d'actions que vous souhaitez enregistrer dans votre outil de crm, il faut entrer les statuts que peuvent prendre ces actions. 

Par exemple, si vous avez comme type d'action contrat et proposition, les statuts peuvent être : 

• pour contrat : à faire signer, signé, à revoir
• pour proposition : envoyée, acceptée, refusée, à revoir

Il existe 2 statuts par défaut : ouvert et terminé. Quand le statut est à terminé, cela "ferme" l'action. C'est pour indiquer que l'action ne nécessite pas de suite.

Gestion des champs supplémentaires 

Pour une action donnée, vous avez 7 champs par défaut : 

• un titre, 
• une date
• un type d'action 
• un statut 
• une priorité 
• une affectation
• une description 

Cependant, il se peut que vous ayez besoin que vos actions soient plus détaillées. 
C'est pourquoi, vous pouvez ajouter des champs supplémentaires tels que la date de la proposition prévue, le CA potentiel, la participation à une réunion, un événement...

Cliquez sur administrer les champs supplémentaire. Choisissez le type de champs que vous souhaitez ajouter : Texte court, texte long, oui/non, dates, nombre et liste.

Entrez l'intitulé du champs, puis cliquez sur valider. Ce champs sera alors automatiquement ajouté pour chaque action.

Notification par e-mail

Lorsque l'action est terminée, vous pouvez choisir d'envoyer un mail automatique à la personne affectée pour l'en informer.

Lien de connexion rappel 

Permet lors de l'envoi d'un rappel par mail, d'insérer un lien de connexion instantanée, de manière à ce que la personne à qui a été affecté le rappel puisse se connecter directement sans avoir a entrer son login et mot de passe.

Espace client 

Il est possible de créer des espaces clients pour que vos interlocuteurs aient aussi une vision des actions qui leurs sont affectées.

Jumelage d'action

Vous pouvez activer cette option qui permet de lier une action à plusieurs contacts

Champs supplémentaires des actions

All-in-web permet une personnalisation en vous offrant la possibilité d'ajouter des chmaps supplémentaires de plusieurs types (texte, nombre, date...)