Enregistrement des écritures comptables

La plateforme all-in-web peut être utilisée comme étant un "front-end", un logiciel amont, d'enregistrement des pièces comptables, pouvant s'interfacer avec un logiciel de comptabilité. L'avantage étant d'une part d'intégrer dans all-in-web tout ce qui concerne la gestion de son activité, jusqu'à la visibilité des comptes de ses clients et de ses fournisseurs, et d'autre part de concentrer le travail du comptable sur la partie pure de comptabilité, hors tâches de saisie des écritures.

Les règles ci-dessous expliquent comment enregistrer  les écritures de pièces comptables dans un format  qui permettra à un comptable de les exporter et de les exploiter facilement dans son logiciel de comptabilité.

Règles :

1. il faut distinguer l'écriture correspondant à une facture de l'écriture correspondant au règlement de cette facture. Cette règle s'applique aussi bien pour les factures client que pour les factures fournisseur.
   - l'écriture de facture (voir Fig.1) : la date correspond à la date de la facture. Le champ "Référence pièce" comporte le numéro de la facture. La nature comptable est "60 - Achats" pour une facture fournisseur ou "70 - Ventes" pour une facture client. La TVA est indiquée le cas échéant.
   - l'écriture de paiement d'une facture (voir Fig.2) : la date d'enregistrement correspond au décaissement constaté (le "fait générateur" en comptabilité étant la date de débit effectif sur un compte bancaire). Pour un règlement par chèque, la date d'enregistrement est la date d'encaissement de ce chèque, pas la date du chèque
2. Cas particulier des comptes fournisseur prépayés (voir Fig.3) : certains fournisseurs demandent à créer chez eux un compte qui devra être alimenté. Les achats seront ensuite débités à partir de ce compte prépayé. L'écriture permettant d'alimenter ce compte prépayé est par nature un virement : voir Fig.3. Les écritures de facture et de paiement de cette facture sont ensuite comme indiqué ci-dessus.
3. Cas particuliers des paiements clients en ligne par CB via des plateformes  de type hipay (ou paypal). Ces paiements clients alimentent un compte, de type compte bancaire, compte qui sera débité des frais bancaires liés à la transaction. Exemple, paiement d'un client de 50 euros TTC par CB, la plateforme de paiement débite de 1 euros de frais et le compte est créditeur de 49 euros, somme que vous pouvez virer sur votre compte bancaire principal. Détails des écritures pour cet exemple :
   a- une écriture de facture et une écriture de paiement client de 50 euros
   b- une écriture de facture et une écriture de paiement fournisseur de 1 euros
   c- une écriture de virement de 49 euros
   Le virement peut cumuler l'ensemble des paiement de plusieurs clients et dans ce cas il y a une seule écriture c et une seule écriture b pour plusieurs écritures a.
4. Cas particulier de la TVA à décaisser. Cette opération ne correspond ni à une vente ni à un achat et peut être transcrite avec une seule écriture avec un Type de versement "TVA à décaisser".

Contrôles :

• une fiche Tiers a obligatoirement une référence comptable ce qui permet de faire l'affectation sur le bon Tiers lors du déversement de l'écriture dans le logiciel de comptabilité. Cette référence est de type 411xxx pour un Client et de type 401xxx pour un fournisseur. Exemples : "401FREE", 411CLIENT1.
  Nota : Certains logiciels de comptabilité limitent à 10 caractères la longueur de ce champ. 
• le champ référence pièce comptable devra être renseigné avec le même numéro (i.e. le numéro de facture) pour l'écriture de facture et l'écriture de paiement de cette facture
• lors d'un rapprochement avec un relevé bancaire, un tri sur la date d'enregistrement permet de lister les écritures dans le même ordre que celui du relevé bancaire
• les écriture de Ventes (70) et d'Achats (60)
  • ont en pièce attachée le pdf de la facture
  • sont en paiement "indéterminé" (la facture n'est pas payée) ou "Soldé" (facture acquittée ; dans ce cas indiquer - à titre d'information - la date du règlement)
  • ont le même montant de TVA que l'écriture de paiement de cette Vente (ou de cet Achat)
  • ont des types de versement exclusivement de Vente (70xxx) ou d'Achats (60xxx)
  • ne doivent pas avoir le champ "Relevé bancaire" renseigné
• les écritures de nature comptable 40 ou 41
  • sont exclusivement avec des Type de versement "paiement client" (411xxx) ou "paiement fournisseur" (401xxx).
  • ne peuvent avoir "indéterminé" ou "soldé" comme mode de paiement mais "CB", "chèque", "virement", "prélèvement"...
  • ont le même montant de TVA que l'écriture de Vente (ou d'Achat) de ce paiement
  • peuvent avoir le champ "Relevé bancaire" renseigné si cette fonctionnalité est utilisée